Panduan Pengguna

Short-Term (Harian/Mingguan)

1. Customer tanya harga via chat/telp/walk-in
2. Cek ketersediaan tanggal di menu Booking → Calendar
3. Pilih paket: harian/mingguan, lepas kunci atau dengan supir
4. Klik Create Booking, isi data customer + unit + durasi
5. Bayar DP 30-50% atau lunas via Midtrans
6. Invoice dan kontrak otomatis ter-generate
7. Serah terima unit: input KM + BBM + foto kondisi di Serah Terima

Long-Term (Bulanan/Tahunan)

1. Pilih paket bulanan/tahunan di menu Paket
2. Pilih supir dedicated atau lepas kunci
3. Lock unit + isi data customer + perusahaan
4. Bayar deposit 1-2 bulan + bulan pertama
5. Kontrak sewa jangka panjang otomatis terbuat
6. Invoice bulanan auto-generate setiap tanggal 1

Pengembalian Unit

1. Buka booking → klik Return atau Create Inspection (akhir)
2. Input KM akhir + BBM akhir
3. Perbandingan kondisi awal vs akhir otomatis terlihat
4. Denda BBM dihitung otomatis jika tidak full
5. Kerusakan parah → klik Create Insurance Claim
6. Settlement: kembalikan jaminan + invoicelunasan

Tambah Unit Baru

1. Buka menu Armada → klik Tambah Unit
2. Isi: merk, model, tahun, plat nomor, warna, harga perolehan
3. Pilih metode beli: cash atau kredit
4. Tipe kepemilikan: Owned (perusahaan) atau Vendor (rent-to-rent)
5. Status awal: Available

Maintenance

1. Buka menu Armada → pilih unit → tab Maintenance
2. Klik Tambah Maintenance, isi tipe + KM + biaya + bengkel
3. Status unit otomatis jadi Maintenance
4. Setelah selesai, ubah status kembali ke Available

Tambah Supir

1. Buka menu Supir → Tambah Supir
2. Isi: nama, no. SIM, telp, alamat, shift (pagi/malam/flexible)
3. Tarif harian dan tarif lembur
4. SIM akan terdeteksi kadaluarsa otomatis di Driver Conflict

Tambah Customer

1. Menu Customer → Tambah Customer
2. Isi: nama, KTP, SIM (jika perlu), telp, alamat
3. Tipe: Individu atau Perusahaan
4. Blacklist check otomatis saat booking

Skor Risiko

Kapan berubah status?

• Telat bayar 2x → FLAGGED
• Kerusakan > Rp1jt → FLAGGED
• Unit tidak kembali / fraud → BLACKLIST
• Semua perubahan tercatat di Risk Log

Pembayaran

1. Menu Keuangan → Pembayaran → Tambah Pembayaran
2. Pilih booking, tipe: DP atau Pelunasan
3. Masukkan jumlah dan metode: Transfer, Tunai, E-wallet
4. Konfirmasi → status booking otomatis update ke Confirmed

Invoice & PPN

1. Invoice otomatis dibuat saat booking dikonfirmasi
2. PPN 11% dihitung otomatis pada setiap invoice
3. Menu Keuangan → Invoice untuk melihat semua tagihan
4. Export invoice ke PDF dari tombol Export di atas tabel

Laporan Keuangan

• Menu Laporan → Revenue Analytics: grafik pendapatan
• Menu Laporan → PPN: summary PPN keluar vs masuk
• Export semua laporan ke Excel/CSV/PDF
• Menu Laporan → Tax Reports: laporan pajak

Buat Penawaran Harga

1. Menu Penawaran → Tambah Penawaran
2. Pilih customer + unit + paket harga
3. Tanggal mulai dan selesai otomatis hitung durasi dan total
4. PPN otomatis ditambahkan
5. Kirim ke customer via WhatsApp/email

Buat Kontrak

1. Set booking dikonfirmasi → buat Kontrak
2. Pilih tipe jaminan: KTP, SIM, atau Jaminan Bank
3. Nomor jaminan dan scan dokumen upload
4. Kontrak PDF otomatis ter-generate
5. Print / kirim ke customer

Kontrak Tahunan (Corporate)

1. Menu Kontrak Tahunan → Buat Kontrak
2. Upload PDF kontrak asli
3. Sistem generate ammortization schedule otomatis
4. AR aging report terlihat langsung
5. Termin pembayaran bisa diatur per bulan

Polis Asuransi

1. Menu Asuransi → Polis → Tambah Polis
2. Pilih unit + jenis: All Risk atau TLO
3. Input premi, masa berlaku, perusahaan asuransi
4. Upload scan polis

Buat Klaim

1. Menu Asuransi → Klaim → Buat Klaim
2. Pilih booking/unit yang rusak
3. Upload foto kerusakan + dokumen polis
4. Isi estimasi biaya perbaikan
5. Kirim ke asuransi + track status klaim

Tambah Vendor

1. Menu Vendor → Tambah Vendor
2. Isi: nama perusahaan, PIC, telp, email, alamat
3. Upload dokumen: NPWP, SIUP, kontrak kerja sama
4. Save → vendor siap dipilih di booking vendor unit

Booking Vendor Unit

1. Saat booking, pilih unit dengan status Vendor
2. Pilih vendor + tarif sewa dari vendor
3. Booking created → status menjadi Booked
4. Vendor cost = COGS di laporan keuangan

Settlement

1. Menu Vendor → Settlements → Buat Settlement
2. Pilih vendor + periode tanggal
3. Sistem hitung total vendor cost + margin
4. Bayar ke vendor sesuai invoice yang di-upload

Setup Karyawan

1. Menu Payroll → Employees → Tambah Karyawan
2. Isi: nama, jabatan, gaji pokok, tunangan, BPJS
3. Tipe: Staff, Supir, atau Mekanik

Buat Payroll

1. Menu Payroll → Periode Payroll → Tambah Periode
2. Sistem hitung gaji semua karyawan sesuai tipe
3. Supir: tambah komisi lembur per booking
4. Export payroll slip ke PDF
5. Proses pembayaran → catat di laporan keuangan

Pipeline 6 Tahap

1. Prospect: lead baru masuk dari campaign/walk-in
2. Qualified: sudah dihubungi, tertarik
3. Quotation Sent: penawaran harga terkirim
4. Negotiation: sedang nego harga
5. Deal: closing berhasil → convert ke booking
6. Lost: tidak jadi, catat alasan

Pakai Pipeline Board

1. Menu CRM → Pipeline → lihat board 6 kolom
2. Drag lead antar tahap untuk update status
3. Klik lead untuk lihat detail + timeline aktivitas
4. Tambahkan followup: telepon, email, visit
5. Link quotation atau booking ke lead

Follow-up

1. Kembali ke tahap sebelumnya untuk log follow-up
2. Atur tanggal follow-up berikutnya
3. Hasil follow-up: positif, negatif, atau perlu follow-up lagi

Buat Campaign

1. Menu CRM → Campaigns → Tambah Campaign
2. Isi: nama, tipe (instagram, whatsapp, telepon, walk-in)
3. Atur anggaran dan target leads
4. Set periode mulai dan selesai
5. Track leads terkumpul dan deal secara otomatis

Follow-up Sumber Lead

• Setiap lead punya kolom "Sumber" (walk-in, ig, wa, telpon, referral)
• Filter leads by sumber di index CRM Leads
• Lihat mana kampanye yang paling hasil deal

Midtrans (Pembayaran)

1. Menu Pengaturan → Payment Gateway (Midtrans)
2. Isi: Server Key, Client Key, Environment (sandbox/production)
3. Test transaksi di mode sandbox sebelum live
4. Status pembayaran update otomatis via webhook

Fonnte (WhatsApp)

1. Menu Pengaturan → WhatsApp (Fonnte)
2. Isi: API Key, Nomor Pengirim (device ID)
3. Template pesan di Notifikasi → Templates
4. Kirim invoice, penawaran, reminder via WA otomatis

Kledo (Akunting)

Butuh subdomain terpisah. Hubungi admin untuk setup. Data invoice dan pembayaran akan tersinkronisasi otomatis.

Export Data

Semua halaman tabel punya tombol Export (CSV/Excel/PDF) di pojok kanan atas.

1. Pilih halaman: Booking, Pembayaran, Invoice, dll
2. Filter data sesuai kebutuhan (tanggal, status, unit)
3. Klik Export → pilih format
4. File otomatis ter-download

Pengaturan Sistem

1. Menu Pengaturan untuk ubah profil perusahaan
2. Atur tarif default, kebijakan operasional
3. Kelola pengguna dan role di Manajemen Pengguna
4. Notifikasi: channel email/WA dan template pesan